Departamentos de compras: Comprar mejor aportando valor

Su actividad no es visible a ojos de los consumidores, pero ocupa un lugar estratégico en el buen funcionamiento de la empresa. El departamento de compras está en constante evolución mientras garantiza el abastecimiento de la compañía. Y aunque en ocasiones ha sido un área denostada, confundida en muchos casos con atención al cliente o vinculada al marketing, lo cierto es que mucho del valor que conforma la empresa nace de este departamento. ¿Y cómo se consigue? Esta es la pregunta que ha querido responder la mesa de expertos Retos y creación de valor de los departamentos de compras, organizada en Madrid por ‘activos’, el grupo Prensa Ibérica y Amazon Business.

Cuando se gestiona un departamento de estas características, uno de los principales retos es controlar los costes, pero no es lo único importante. "Compras tiene que incorporar la eficiencia por bandera", señala Pedro Gascón, sénior mánager del área de Corporate Services Transformation de KPMG España. Al fin y al cabo, las compras son el último eslabón de la cadena. Y un pilar fundamental para apuntalar la estrategia de la compañía, por ejemplo, a la hora de alcanzar los objetivos de sostenibilidad vinculados a los criterios ESG (medio ambiente, sociedad y gobierno corporativo, por sus siglas en inglés). "Muchos empleados requieren que sus empresas compren de forma sostenible, pero no tienen herramientas necesarias para hacerlo, ahí aportamos una solución", añade Christopher Kallscheid, director general de Amazon Business España.

En el debate sobre la aplicación de criterios ESG a la hora de negociar la compra de distintos productos no hay dudas sobre la apuesta por la sostenibilidad, incluso si en ocasiones este esfuerzo encarece el proceso. Para Josetxo Pérez Apesteguía, director corporativo de Compras y Logística de Palladium, se trata de buscar un equilibrio. "Con las compras sostenibles siempre se piensa que será más caro, pero igual se puede compensar con comprar menos. También dependerá del producto concreto y de otras variables. En algunas ocasiones, comprar materias primas locales puede resultar más barato y en nuestro caso la sostenibilidad es una ventaja competitiva", subraya. "Hay que guiar al usuario y demostrar que esos productos en realidad no valen mucho más dinero", apunta Kallscheid.

Requisito imprescindible

Los expertos afirman que la sostenibilidad en los departamentos de compras es un requisito que está para quedarse. De ahí que las grandes compañías cada vez extiendan más este criterio en su política de compras, como ver quién es el proveedor de su proveedor. "Es fundamental que alineemos nuestra estrategia de sostenibilidad a los valores de la compañía", afirma Gascón, y más cuando los consumidores y los stakeholders demandan con más ahínco la incorporación de ESG a las empresas.

Ahora, el reto es consolidar el uso de la sostenibilidad en toda la cadena de valor. Es una estrategia que afecta a toda la organización y en la que el departamento de compras juega un papel relevante. "El reto es la transversalidad, dar valor a todas las áreas de la organización como operaciones, recursos humanos y marketing", asegura Pérez. Al mismo tiempo, las empresas deberán apostar por la comunicación. "En ocasiones, el cliente no aprecia los esfuerzos que hacemos porque no se lo trasladamos bien, es importante esa cultura pedagógica", señala Collado.

En paralelo, los departamentos de compras tienen muy presente el aumento de eficiencia que produce la introducción de la digitalización en sus procesos. Por ejemplo, se puede ahorrar mucho dinero mediante el uso de la factura digital. Grosso Napoletano es una de las firmas que ha ganado eficiencia gracias a la innovación. "Tradicionalmente, en hostelería, la digitalización no ha sido una ventaja competitiva, pero cuando tienes una dimensión es necesario. Por eso hay que poner el foco y buscar herramientas sencillas", explica Javier Collado, su director de compras. Después de integrar los sistemas de compras y ver el ahorro de costes operativos y el de gestión, "empieza a generar valor lo que a priori no lo tenía".

Es algo que comparten todos los presentes en esta mesa redonda. "Soy partidario de ser más ágil y eso implica no estar completamente digitalizado", sostiene Pérez en base a que en ocasiones es más eficiente optar por una herramienta más pequeña y ágil que dé la solución buscada en lugar de un gran proyecto que digitalice todos los procesos sin tener en mente una meta final. "Un proyecto de digitalización solo puede tener éxito cuando no se olvida del usuario, que requiere procesos sencillos. Es parte del éxito de Amazon Business, pues los compradores conocen Amazon de su vida privada. Es hora de llevar la sencillez a las empresas", añade Kallscheid.

Utilizada correctamente, la digitalización implica una reducción de carga administrativa, lo que permite dedicar tiempo a tareas que crean valor, como analizar datos y trabajar a futuro. Además es clave contar con soluciones de compras fáciles y rápidas. "Tenemos empleados que están en contacto con el cliente en los hoteles y usan Amazon Business para poder atender sus demandas y darles una satisfacción de forma muy rápida", desarrolla el director corporativo de Compras y Logística de Palladium, sobre todo para "productos que cuestan poco, pero que dan valor al cliente".

Más diversidad

¿Qué aporta la integración de los criterios ESG en la cadena de valor? La implementación de la sostenibilidad en los departamentos de compras puede conseguir la captación de nuevos clientes. Los consumidores se están fijando en determinadas características de las empresas con las que trabajan y también en productos que consumen a los que antes no prestaban atención. Por ejemplo, la diversidad.

Por crecimiento económico, tasa de empleo o desarrollo de los profesionales, "la diversidad en la cadena de suministro reporta grandes beneficios a las comunidades en las que impacta", asegura Gascón. Y también influye en las decisiones de los consumidores, aumenta el grado de fidelidad y compran más. "La implementación de la diversidad tiene beneficios claros tanto para la comunidad impactada como para la empresa que implanta estos planes", añade.

Flexibilidad y velocidad

Este factor añade flexibilidad y puede aportar rapidez de entrega en el caso de proveedores pequeños y locales, que desembocan en un incremento de competitividad que al final redunda en el precio. Coincide Kallscheid: "No solo ofrecemos productos como Amazon, muchas pymes españolas venden sus productos en nuestro marketplace y contribuyen a esa diversidad de proveedores".

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Con todo, y pese a la inflación, al aumento de costes que afecta a toda la cadena de suministro y a la situación macroeconómica internacional, hay maneras de conseguir una experiencia de excelencia por parte de un departamento de compras. Lo más relevante es garantizar los básicos, tener bien asentada la cadena de suministro base para añadir valor progresivamente. "Está dentro de los profesionales de Compras aportar valor a la compañía. El reto de compras es estar bien posicionados y tener influencia en la organización", resume Pérez.

La relación de confianza con los proveedores es crucial en un momento de incertidumbre como el actual. "Toda la información la tienes que poner al servicio de la gente con la que quieres trabajar y no ser solo un gestor de demandas", esgrime Collado. Hay una parte de reducción de costes fruto de la innovación y de otras soluciones que van más allá de la cotización de las materias primas en los paneles de las bolsas internacionales y del Excel. "Buscar lo básico, lo sencillo, y ahí innovarás y reducirás costes".